Руководство поставило задачу внедрить систему LOTO до конца года, но вы не знаете с чего начать? Сайтов много, картинки в них похожие, все блокираторы и замки выглядят одинаковыми, а все компании обещают одно и то же?
Сроки внедрения проекта поджимают, вы находите техническое задание и передаете его в отдел закупок, надеясь быстро провести тендер, заключить договор и выполнить поставленную задачу?
Но уже на этапе проведения тендерных процедур разные подрядчики подали более 50 запросов на разъяснение пунктов, а вы не знаете, что им ответить?
Вы получили предложения с большим расхождением по бюджету, времени и реализации?
В итоге выбрали вариант с самой низкой ценой и быстрым сроком исполнения задачи, но дальше все пошло наперекосяк?
Знакомая ситуация?
Это классические ошибки, которые совершают практически все, кто впервые занимается реализацией проекта по внедрению системы защитной блокировки LOCKOUT TAGOUT. Внедрение системы LOTO, как и любого другого проекта, всегда сопряжено с рисками, как внешними, так и внутренними. К счастью, у нас есть опыт, и мы расскажем, как можно избежать типичных ошибок.
Вот подробный алгоритм действий. И мы надеемся, что он поможет вам «не наступить на грабли», а также сохранить нервы себе и подрядчику.
1. Постановка целей и задач
Важный этап, который зачастую пропускается. Цели и задачи важно определить сразу и правильно. Рекомендуем начать с общего вектора и разбить его на цели, а затем цели на задачи. Надо помнить, что у разных категорий персонала могут быть свои цели и задачи при внедрении системы LOTO. Важно обо всем договориться на первом этапе.
Общий вектор — направление, в котором вы хотите двигаться (например, снизить травматизм при производстве работ, производимых в порядке оформления нарядов-допусков, или отказаться от оформления нарядов-допусков при производстве однотипных ежедневно повторяющихся работ).
Цели — количественные показатели, которых вы хотите достигнуть (например, снизить риск мелких травм на 10%).
Задачи — конкретные вопросы, которые вы хотите решить (например, закупить блокираторы или составить регламент).
2. Бюджетирование
Без средств на реализацию (или с плохо просчитанным бюджетом) мало какой проект будет реализован успешно. Проконсультируйтесь с потенциальными подрядчиками, определите разброс цен на внедрение и определите свои рамки расходов. Даже если вы решите сделать всё силами своих сотрудников, то цена этому все равно будет.3. Формирование команды проекта
Для успешного внедрения системы LOCKOUT TAGOUT необходимо собрать рабочую группу:- выберите несколько инициативных сотрудников, которые поддерживают изменения и готовы взять на себя ответственность за проект;
- назначьте руководителя проекта LOTO в вашей компании и обеспечьте его необходимыми полномочиями и ресурсами;
- выстройте коммуникацию в команде.
Учитывайте тот факт, что процесс внедрения системы LOTO может встретить активное сопротивление со стороны консервативных сотрудников. Люди часто не желают менять порядок работы, к которому они привыкли за многие годы. Включите в рабочую группу тех, кто может стать наставником и лидером. Хорошие результаты дает и привлечение «сопротивленцев» к принятию решений и разработке плана внедрения.
Проверено на собственном опыте.
4. Выбор оборудования для системы LOTO
Выбор огромен. И определиться с типом оборудования желательно на начальном этапе.
Для упрощения выбора советуем придерживаться нескольких критериев:
- выбирайте популярные и пользующиеся спросом компании.
- обратитесь за консультацией к коллегам, у которых уже применяется система LOTO
- выбирайте компании, у которых есть возможность производства оборудования в России, чтобы снизить зависимость от колебаний курсов валюты и избежать логистических сложностей.
- наконец, учитывайте размеры вашей компании. Если у вас крупное предприятие, то обратите внимание на возможность потенциального поставщика делать собственные разработки.
5. Выбор подрядчика
Для внедрения системы LOTO требуются большие внутренние ресурсы (в первую очередь человеческие). В таких случаях обращение к подрядчику может стать отличным решением. Однако выбор подрядчика должен быть осознанным, чтобы избежать возможных проблем в будущем.
- наличие достаточного количества персонала;
- опыт и квалификацию специалистов;
- наличие у персонала подрядчика необходимых разрешительных документов, удостоверений и протоколов для реализации тех услуг, которые необходимы именно вашему предприятию;
- репутацию компании на рынке услуг по внедрению систем LOTO;
- опыт реализации кейсов, подобных вашему;
- финансовую устойчивость потенциального подрядчика, а также предоставляемые гарантии и условия контракта.
Выбор исполнителя — это ответственная задача, которая может определить успех (или провал) всего проекта. Проведите исследование рынка, посетите выставки и конференции по охране труда, пообщайтесь с потенциальными подрядчиками.
6. Выбор документации проекта
Когда вы внедряете систему LOCKOUT TAGOUT, логично будет интегрировать ее с другими правилами обеспечения безопасного производства работ, которые применяются на вашем предприятии. Главное преимущество подобной интеграции — отмена дублирования похожих действий.
Чаще всего интегрируют систему защитных блокировок LOTO с оформлением работ по наряду-допуску, распоряжению или с работами, выполняемыми в порядке текущей эксплуатации. Реже совмещают с бирочной системой.
Поэтому, прежде чем определиться с необходимым пакетом документации по системе LOTO, проанализируйте, какая документация, регламентирующая безопасное производство работ, уже имеется, а какой не хватает.
Регламент по системе LOTO (Общее положение, Стандарт) должен содержать набор правил, процедур и инструкций, описывающих действия разных групп работников организации при применении процедуры LOTO. Этот документ обязательно должен быть на предприятии.
С картами блокировки задача посложнее:
- определитесь, нужны ли вам LOTO-карты. Если да, то какой тип?
- есть ли на вашем предприятии вся необходимая документация для разработки карт блокировки?
- в актуальном ли она состоянии?
- готова ли рабочая группа оперативно передавать информацию по запросам разработчиков карт?
- готовы ли вы в дальнейшем регулярно обновлять их?
- и наконец, удобно ли с ними работать и что это дает работникам, их применяющим?
Довольно распространены случаи, когда предприятие решает, что нужны карты блокировки, содержащие технологические схемы. При этом схемы либо отсутствуют вовсе, либо давно потеряли актуальность. Вот тут и есть смысл задуматься: реально ли выполнить по сути 2 проекта в одном? Сразу прослеживается опасность срыва сроков проекта.
Разработка документации — кропотливый процесс, требующий достаточно много временных и материальных ресурсов, поэтому необходимо оценить их целесообразность и понимать насколько затраты повлияют на эффективность работы персонала.
7. Составление технического задания
Техническое задание — это документ для технических специалистов (ваших потенциальных подрядчиков) со списком задач и требований, с характеристиками проекта, описанием предприятия и реальных сроков выполнения.
ТЗ дает ответы на самые важные вопросы: «Каким должен быть результат?», «Как внедряем?», «Что и в каком количестве необходимо?». Вы сами должны четко и ясно понимать, что и для какой цели необходимо будет делать подрядчику.
Грамотно составленное техническое задание помогает избежать негативных впечатлений от проекта, рисков перерасхода бюджета, срыва сроков и необходимости дополнительных соглашений.
8. План график проекта
План-график (дорожная карта) проекта — это список задач, сгруппированных по этапам и оцененных по трудозатратам, времени и стоимости. Каждый этап внедрения описан и может быть визуализирован. Этот документ помогает оценить временные затраты и сроки внедрения, управлять проектом и вовремя реагировать на несоответствия.Образец план-графика приведен ниже, можно воспользоваться им или создать самостоятельно.
9.Пилотный участок
Пилотный участок — это стратегия внедрения системы LOTO, которая заключается в том, чтобы максимально быстро и без крупных вложений запустить первый вариант системы, начать применять ее в работе и получить первые результаты. Пилотный проект позволит найти слабые места в системе и устранить их на начальном этапе. Рекомендуется начать внедрение системы LOTO с одного участка или цеха компании.После внедрения системы на пилотном участке соберите обратную связь от пользователей системы с помощью рабочей группы проекта, разработайте план корректирующих мероприятий, и только после устранения замечаний добавляйте новые участки, наращивая охват предприятия и вовлекая больше пользователей.
Можно также начать с небольших нововведений, например с отдельной группы персонала, применяющей систему LOTO. Главное, чтобы вы сами понимали, каким образом ваша команда будет оценивать результаты и эффективность пилотного проекта и как они помогут вам двигаться дальше.
10. Обучение
Обучение персонала — необходимый шаг для эффективной работы системы LOTO, а также способ уменьшить потери времени на начальном этапе внедрения.Обучение проводится для того, чтобы работники приобрели необходимые для работы с системой компетенции. Вот тут важно грамотно разделить сотрудников на группы, чтобы понять, кто непосредственно будет занят в процессе внедрения, кто будет обучать и передавать знания, а кто останется в роли пользователя. Такое разделение позволит сотрудникам спланировать текущие задачи и перераспределить нагрузку, поскольку внедрение занимает много рабочего времени.
Позаботьтесь о правильном соотношении задач, связанных с внедрением системы LOTO, и основных рабочих задач сотрудников. Это напрямую повлияет на возможность сохранить и передать полученные знания.
11. Ввод в эксплуатацию
Важной составляющей, еще до начала непосредственного ввода в эксплуатацию, является монтаж оборудования. В соответствии с «построенной» архитектурой системы LOTO, отраженной в документации проекта, блокировочное оборудование необходимо смонтировать в единый комплекс на участках (в цехах, операторных и т.д.), где планируется его применение.Ввиду того, что в крупных проектах задействовано большое количество блокировочного оборудования, которое разбросано по LOTO-постам, этот процесс также требует внимательности и ресурсов.
Формирование постов необходимо сопровождать соответствующей документацией. Например, в техдокументацию включаются таблицы с расположением и наполнением постов, распределением ключей по группам и т.п.
Это все чрезвычайно важно, поскольку следующим этапом на этих площадках начнется применение блокировочных устройств и работа с системой в реальных условиях в соответствии с документацией проекта.
Нелишне на площадках, где применяется система, располагать информационные стенды, которые будут наглядно показывать процесс работы.
Ввод в эксплуатацию включает в себя:
- проверку наличия оборудования на соответствие заданию;
- проверку документации;
- проверку знаний персонала с демонстрацией на оборудовании;
- проведение пробных ремонтов с использованием документации проекта;
- оформление приказа о вводе системы в эксплуатацию.
12. Техническое сопровождение
После основного этапа внедрения необходимо продолжать работу над функционированием системы LOTO.
Важно обеспечить надежное сопровождение пользователей после внедрения. Любые процессы время от времени сбоят, главное, чтобы вы были к этому готовы и понимали как можно произвести корректировку.
Подумайте над тем, чтобы включить в договор с подрядчиком техническую поддержку, при этом обратите внимание на ключевые моменты:
- срок поддержки;
- объем задач, который вы готовы передать подрядчику;
- условия, на которых техническая поддержка обязуется решать проблемы работников;
- стоимость сопровождения.
Учитывайте тот факт, что бесплатно качественную услугу вы вряд ли получите. Поговорку про бесплатный сыр помнят все.
